Jak získat to, co jako zadavatel zakázky skutečně potřebujete

Filip Nečas, Frank Bold Advokáti

Panuje široce rozšířené přesvědčení, že ve veřejné zakázce vítězí nabídky s nejnižší cenou a že zvolit dražšího kvalitnějšího dodavatele představuje riziko. Není to tak docela pravda. Jaké nástroje obec může použít, když chce vybírat dodavatele podle svých priorit?

Před vypsáním zakázky: znát možnosti trhu

Častým nedostatkem zadávacích dokumentů k veřejným zakázkám je jejich neurčitost nebo obtížná realizovatelnost za požadovaných podmínek. V důsledku toho je zpravidla podáno málo nabídek a v těchto nabídkách se musí často odstraňovat chyby pramenící z odlišných představ o předmětu plnění. Nová zadávací směrnice, respektive nový zákon o zadávání veřejných zakázek účinný od října tohoto roku zavádí nový institut – předběžnou tržní konzultaci, která by měla podobným situacím předcházet.

V rámci předběžné tržní konzultace může obec ještě před zahájením zadávacího řízení prodiskutovat předmět veřejné zakázky a jeho parametry s dodavateli působícími na příslušném trhu. V důsledku toho může například dospět k závěru, že poptávka obce bude na současném trhu těžko hledat nabídku, nebo naopak může objevit jiná a vhodnější řešení.

Pozor je třeba si dát na to, aby zakázka nebyla na základě předběžné tržní konzultace vypsána na míru určité společnosti (zpravidla se účastnící právě předběžné tržní konzultace). Doporučujeme v tomto případě konat předběžné tržní konzultace veřejně, obdobně, jak k tomuto nástroji přistupuje například Ministerstvo zemědělství v rámci své připravované veřejné zakázky na pojištění motorových vozidel.

Příklad: oznámení veřejné tržní konzultace
Ministerstvo zemědělství ČR připravuje veřejnou zakázku Pojištění motorových vozidel. Před vyhlášením veřejné zakázky budou představeny předpokládané zadávací podmínky veřejné zakázky potenciálním dodavatelům a veřejnosti v rámci veřejné předběžné tržní konzultace, která se bude konat v úterý 31. 3. 2015 od 14.00 hod. v místnosti č. 400 v hlavní budově ministerstva, Těšnov 65/17, 110 00, Praha 1 – Nové Město.

Možnost účastnit se tohoto jednání má kdokoliv. Zájemci se mohou registrovat nejpozději do pondělí 30. března 2015 na adrese jmeno.prijmeni@mze.cz. V registraci dodavatelé uvedou název instituce a jména zúčastněných osob.

Zadávací dokumentace: popsat vlastnosti, účel, funkce

Pro uspokojivý výsledek veřejné zakázky je z logiky věci nutné věnovat detailní pozornost zadávací dokumentaci a ujistit se, že obsahuje všechna kritéria, která by výsledek měl splňovat. Dokument by měl obsahovat nejen detailní popis předmětu veřejné zakázky (požadovaného plnění), ale i jeho požadované funkce, technické a jiné vlastnosti a účel, k němuž bude sloužit.

Zadávací dokumentace představuje příležitost definovat takové parametry plnění, které zohledňují priority obce. Pokud se obec například potýká s vysokou nezaměstnaností, je možné stanovit jako podmínku plnění veřejné zakázky povinnost zaměstnat uchazeče o práci evidované na příslušném úřadu práce, jak to udělali například v Semilech nebo v Mostě. Pozor však na to, aby takto vymezené podmínky plnění veřejné zakázky nepřímo nediskriminovaly jiné dodavatele – doporučujeme tento postup v konkrétním případě konzultovat s odborníky.

Příklad: Na zakázce musí získat práci lidé evidovaní na úřadu práce
Město Semily realizovalo zakázku rekonstrukce Riegrova náměstí, ve které využilo požadavek na zaměstnání absolventa nebo osoby vedené úřadem práce. Takto vypadala specifikace v zadávací dokumentaci:

Smlouva o dílo: Práva a povinnosti smluvních stran
Zhotovitel je povinen po dobu realizace stavby (min. však 6 měsíců) zaměstnat min. 2 osoby evidované na Úřadu práce v Semilech; zhotovitel předloží objednateli originály pracovních smluv s těmito osobami. Při dokončení díla předloží zhotovitel objednateli doklady, z nichž bude zřejmé trvání pracovního poměru těchto osob (např. doklad o vyplacené mzdě).

Smluvní pokuty
V případě, že zhotovitel nezaměstná po dobu realizace (min. 6 měsíců) min. 2 osoby vedené v evidenci nezaměstnaných u Úřadu práce v Semilech dle bodu 3.22 smlouvy, má dodavatel právo inkasovat pokutu ve výši 250 000 Kč za každou osobu. Toto neplatí v případě, že tento zaměstnanec úmyslně poruší hrubým způsobem pracovní kázeň. Zhotovitel však musí tuto skutečnost řádně doložit. Obdobně tato sankce neplatí, pokud Úřad práce v Semilech nebude evidovat vhodného nezaměstnaného a toto bude doloženo potvrzením Úřadu práce v Semilech.

Hodnoticí kritéria: přiřadit jim váhu

Hodnoticí kritéria, tedy měřítka, podle nichž obec posuzuje došlé nabídky, mohou být objektivní, nebo subjektivní. Ta objektivní jsou vyjádřena zpravidla číslem či jinou předem přidělenou hodnotou. Subjektivní kritéria naopak nejsou přímo měřitelná, nicméně musí být co nejpřesněji definována. Podstatné je, že hlavním hodnoticím kritériem je vždy cena nebo ekonomická výhodnost. Ostatní (dílčí) hodnoticí kritéria představují toliko upřesnění hlavního hodnoticího kritéria. Každému z jednotlivých hodnoticích kritérií je nutné přiřadit jeho váhu, a to buď v procentech, nebo pomocí sestupného pořadí všech kritérií.

Příklad: Kombinace cenových a kvalitativních hodnoticích kritérií
Hodnoticí kritéria zakázky, jejímž předmětem bylo poskytování právních služeb. Obec si v tomto případě přála vybrat uchazeče nejen podle nejnižší nabídkové ceny, ale také podle kvality plnění. Toto opatření vyžadovalo správné vymezení hodnoty jednotlivých hodnoticích kritérií a parametrů, podle nichž se bude kvalita plnění posuzovat.

Hodnocení nabídek bude provádět hodnoticí komise, jejímiž členy budou osoby s právním vzděláním. Základním hodnoticím kritériem nabídek je ekonomická výhodnost nabídky stanovená následujícími dílčími hodnoticími kritérii:
dílčí hodnoticí kritérium: váha kritéria
nabídková cena za hodinu poskytování právních služeb (v Kč bez DPH): 80 %
kvalita právního rozboru: 20 %

Každá nabídka obdrží počet bodů podle následujícího vzorce:
počet bodů = (počet bodů za dílčí hodnoticí kritérium nabídková cena za hodinu poskytování právních služeb) * 80 + (počet bodů za dílčí hodnoticí kritérium kvalita právního rozboru) * 20

1.
Dílčí hodnoticí kritérium nabídková cena za hodinu poskytování právních služeb
Při hodnocení tohoto dílčího kritéria bude brána v úvahu cena za jednu skutečnou hodinu poskytování právních služeb vyjádřená v korunách českých bez DPH.

Hodnoticí komise přidělí každé nabídce počet bodů odpovídající podílu nejnižší nabídkové ceny a ceny uvedené v hodnocené nabídce.

2.
Dílčí hodnoticí kritérium kvalita právního rozboru
Uchazeč přiloží k nabídce zpracovaný právní rozbor, který odpoví na otázku, zda a za jakých podmínek člen zastupitelstva obce odpovídá za újmu, kterou obci způsobí výkonem své funkce.

Zpracování právního rozboru bude provedeno v rozsahu dvou až tří normostran souvislého textu, a to dle právního stavu platného a účinného ke dni podání nabídky.

Pro hodnocení tohoto dílčího hodnoticího kritéria přidělí hodnoticí komise každé nabídce číselné ohodnocení na stupnici 0 až 10 (nejvýhodnější nabídka z hlediska tohoto dílčího kritéria obdrží nejvyšší číselné ohodnocení) podle toho, nakolik bude předložený právní rozbor naplňovat následující požadavky:

  • věcná správnost a komplexnost poskytnuté odpovědi, včetně zohlednění rozhodovací praxe českých soudů,
  • kvalita argumentace, logické členění a návaznost jednotlivých argumentů, věcnost a stručnost právního rozboru,
  • jazyková správnost a srozumitelnost textu.

Hodnoticí komise přidělí každé nabídce číselné ohodnocení orientačně dle následujícího postupu:

Administrativní požadavky: usnadnit cestu menším hráčům

Výsledkem výběrového řízení je zpravidla přidělení zakázky tomu uchazeči, který předloží z pohledu hodnoticích kritérií nejvýhodnější nabídku. Zájmem obce by měla být zároveň podpora místní ekonomiky. Jen málokdy se však podaří, aby zakázku získal některý z drobných místních podnikatelů.

Proces výběrového řízení se vyznačuje často množstvím administrativních úkonů, které musí potenciální dodavatelé vykonat, pokud se chtějí vůbec výběrového řízení účastnit. Jakákoliv zbytná administrativa vyžadovaná od uchazečů však nepřímo zvýhodňuje velké společnosti s celostátní působností před malými místními podnikateli. Malí podnikatelé totiž zpravidla nemají dostatek personálního zajištění, aby se mohli plně věnovat přípravě nabídek pro jednotlivá výběrová řízení (ačkoliv by jinak byli schopni předmět veřejné zakázky splnit). Proto chce-li zadavatel oslovit i menší firmy, neměl by na administrativu spojenou se zadávacím řízením klást nadbytečné požadavky. V úvahu připadá například využití některých nástrojů, v rámci nichž lze splnění kvalifikačních předpokladů prokazovat příslušnými dokumenty až v případě, že se nabídka ukáže jako nejvhodnější, a do té doby si vystačit s čestnými prohlášeními uchazeče o splnění takových kvalifikačních předpokladů. Může také zveřejnit vzory dokumentů, formuláře plných mocí a dalších dokumentů, aby firmám usnadnil práci.

Nabízí se i jiné, méně tradiční možnosti, jak menším firmám usnadnit účast v zadávacím řízení, a to aniž by se postup obcí dostal do rozporu se základními zásadami transparentnosti, zákazu diskriminace a rovného zacházení – viz níže uvedený případ.

Příklad: Zakázka na dodávky jídla v severoanglickém kraji Northumberland
Rada okresu Northumberland vypsala za své školy a zařízení sociální péče kompletní výběrové řízení na dodávky potravin v hodnotě 3 milionů liber, přičemž jako svou prioritu si určila, aby do tendru měli rovný přístup i malí a lokální dodavatelé. Podnikla proto několik důležitých kroků, které měly za cíl odstranit bariéry, které malým dodavatelům bránily ve vstupu do zakázky.

Použité nástroje:
1. Poradenství potenciálním uchazečům při kompletaci nabídky
Rada kraje oslovila zastřešující organizaci pro dodávky potravin a regionální obchodní provozovatele, aby zajistili poradenství a pomoc malým obchodníkům při přípravě a kompletaci veškeré dokumentace.

2. Rozdělení zakázky na části, které se soutěží současně, přičemž uchazeč má možnost přihlásit se do těch částí zakázky, které si sám zvolí a u nichž splňuje kritéria realizace. Původní kontrakt byl rozdělen do několika menších (namísto 4 do 16 položek), které drobným podnikatelům umožnily soutěžit o dodávky různých kategorií potravin. Ačkoli bylo pro okresní radu časově náročnější výběrové řízení zorganizovat, podařilo se jim dosáhnout požadované kvality potravin ve školách a sociálních zařízeních a zároveň podpory místní ekonomiky.

3. Hodnoticí kritérium: ekonomická výhodnost nabídky
V hodnocení se použilo kritérium kvalita : cena v poměru 60 : 40. Dodavatelé se rovněž museli zavázat k požadavkům kvality, jak je definoval příslušný odbor.

Díky použitým nástrojům se do tendru zapojilo pětkrát více lokálních dodavatelů než v předešlých letech. Čtyři ze sedmi potravinových kategorií, představující téměř polovinu třímilionové hodnoty kontraktu, jsou nyní dodávány místními malými a středními podniky.